Как часто мы ловим себя на мысли, что постоянно живём «на бегу», пытаемся переделать кучу дел одновременно, и всё равно ничего не успеваем. Да и результаты нашей работы получаются какими-то не такими, можно было бы и лучше… А ведь на самом-то деле всё просто: результаты наших усилий очень сильно зависят от того, как мы умеем организовывать собственную работу. Чтобы жить без вечных цейтнотов, начните планировать своё рабочее (да и нерабочее) время и заставьте себя строго соблюдать это расписание. Вот несколько советов, которые помогут вам лучше справляться с любыми делами и на работе, и дома.
Список
10. Записывайте все дела
Даже если у вас «не голова, а Дом Советов», вы всё равно вряд ли сможете запомнить (особенно – в нужном порядке) все дела, которые хотите сделать за день, за неделю, за месяц… Поэтому просто не загружайте свою голову тем, что можно записать. Тем более, что, когда вы увидите перед собой на бумаге, сколько мелочей (а также не совсем мелочей, и совсем не мелочей) вам нужно выполнить, то быстро поймёте, на что можете позволить потратить своё время, а на что – нет, и в итоге сфокусируетесь на самых важных задачах и выполните их качественно. Кстати, сегодня существует масса программ-планировщиков, а кроме того, вы можете настроить звуковые оповещения на телефоне и компьютере, привязанные к точному времени и дате, которые вовремя напомнят вам о самых важных делах.
9. Делайте сначала самое важное
Так не хочется иногда прямо с утра браться за сложные, энергозатратные (или же особо «мозголомные») задачи. И мы хватаемся сначала за какие-то мелкие, рутинные дела, абсолютно не помогающие продвинуться к нашей основной цели, – просто потому, что выполнить их гораздо легче. Таким образом, действительно важные дела откладываются на потом, и в итоге мы так и не успеваем доделать их в обычное рабочее время, загоняя самих себя в очередной цейтнот, вынужденно остаёмся в офисе сверхурочно или же берём «домашнюю работу» на выходные. А всего-то и нужно было – начать с важного (!), и тогда рабочий день сам собой выстроился бы совсем по-другому.
8. Составляйте план на день с вечера
Очень часто, придя на работу, мы с трудом вспоминаем, на чём остановились вчера и с чего должны начать сегодня. Экономьте время и собственные нервы: составьте список дел на следующий день ещё с вечера, и тогда вам не придётся ломать голову, за что взяться сначала, а за что потом, – ведь вы уже расставили все приоритеты, и теперь можете сосредоточиться на главном, не увязая во второстепенных делах. Кроме того, когда у вас уже есть чёткий план на весь день, вы точно знаете, какое время у вас однозначно занято, а в какое можно встроить ещё какие-то незапланированные дела, – ведь они тоже случаются.
7. Стремитесь к однозадачности
Не хватайтесь сразу за несколько дел одновременно, – вы, увы, не Юлий Цезарь (который, говорят, обладал редкой способностью эффективно «рулить» и армией, и сенатом, и всё это – прямо не отходя от обеденного стола). Лучше делать что-то одно, но хорошо, чем выполнять множество самых разных задач, но кое-как. Не «перепрыгивайте» от одного дела к другому и обратно, сконцентрируйтесь только на самом важном. И, по возможности, устраните все отвлекающие вас от работы факторы: выключите скайп, соцсети, громкую музыку, постарайтесь не бегать каждые полчаса на перекур, «на чаёк» и т.д.
6. Вставайте рано
Учёными давно доказано, что с утра наш мозг работает намного активнее, чем вечером (а тем более ночью). Пользуйтесь этим, – старайтесь вставать пораньше и, соответственно, раньше начинать свои дела. Можно специально поговорить с начальником, чтобы он позволил вам приходить на работу, например, не в 10, а в 8 (и уходить, соответственно, тоже, не в 18.00, а в 16.00). И тогда, в ещё пустом и тихом офисе, вы лучше сможете сосредоточиться и успеете сделать больше (и лучше). Но при этом, конечно, вам придётся пораньше ложиться спать (по крайней мере, – не в тот же день, когда вам нужно вставать), иначе, сонный и зевающий, вы будете мало пригодны для качественного выполнения своих обязанностей.
5. Занимайтесь спортом
Вы, несомненно, в курсе, что недостаток физической активности приводит не только к общему ухудшению здоровья, но также и к снижению внимания, вялости и другим малоприятным вещам. Никто не заставляет вас тягать пудовые гири и бегать марафоны. Просто старайтесь держать своё тело в тонусе: хотя бы делайте зарядку (15-20 минут утром или вечером вполне достаточно), побольше ходите пешком, пореже пользуйтесь лифтом и т.д. Для этого не требуется ничего, кроме силы воли. И тогда, через очень короткое время, вы почувствуете, насколько энергичнее стали работать ваши тело и мозг.
4. Исключите «не дела» из списка дел
Если у вас постоянно повторяется ситуация «беру на себя больше, чем могу сделать, и поэтому, в итоге, выполняю не все дела из списка», то не стоит ли всё-таки этот самый список пересмотреть? Вполне возможно, что вы вовсе не плохой сотрудник, просто не так часто, как следовало бы, задаёте себе вопрос: а нужно ли вот это делать вообще? Или: а должен ли это выполнять именно я? А может быть, вы просто не умеете говорить «нет» тогда, когда это необходимо? Оставьте за собой только те дела, которые действительно важны, и игнорируйте всё то, что можно игнорировать. И тогда обнаружите значительный прирост свободного времени. И ещё: если не можете сделать что-то сегодня, то и не думайте об этом сегодня.
3. Будьте проактивны
Термином «проактивный» в психологии обозначают человека, который берёт на себя личную ответственность за свою жизнь, то есть не «плывёт по течению» и не ищет причины своих успехов или неудач в окружающих людях и обстоятельствах. Такой человек сам выбирает, что ему делать, а что нет, что для него важно, а что второстепенно. На практике это означает, что у вас всегда могут (и должны) быть и свои собственные планы помимо тех, которые ставит перед вами начальство. Если вас загоняют в какие-то неудобные или ограниченные условия – не бойтесь в ответ выставлять и свои собственные условия или рамки.
2. Сохраняйте файлы сразу
Очень простой, но очень важный совет. Чем лучше вы продумаете собственную систему сохранения важной информации, тем проще вам потом будет её найти и использовать в работе. Старайтесь по максимуму отказаться от бумажных носителей, – всяких блокнотов и ежедневников. Храните свои записи и проекты в электронном формате, – это здорово экономит время, а также позволяет быстро получать доступ к нужным документам. Кстати, может быть, некоторые особенно важные файлы стоит сохранить сразу в нескольких местах? Ноутбуки и планшеты имеют привычку ломаться в самый неподходящий момент, а флэшки теряются…
1. Меняйте виды деятельности
Ломая голову над одной и той же проблемой слишком долгое время, мы теряем свежесть взгляда и, в итоге, наша продуктивность значительно ухудшается. Если не получается найти решение ни сразу («с наскока»), ни даже после приложения значительных усилий, – просто отвлекитесь на время, переключитесь на какие-то другие дела. И тогда, вполне возможно, вернувшись вновь к тому нерешённому вопросу через пару часов, вы вдруг увидите, что пытались подобраться к нему слишком сложным путём, а на самом деле там всё было намного проще. Смена задач (а иногда – и смена обстановки) в течение дня отлично помогают сохранять высокий творческий потенциал.
